1. 根據人員和會議的預算，確定車輛的類型、數量及價格

2. 把來賓的名單、人數及用車要求發(fā)給車隊，這樣有便于提前安排車的數量。

3. 安排專人負責與車隊對接。特別是時間和車輛的型號。

4. 制作專用車證，寫有會議的時間和地點，方便來賓查找車輛。也方便會議統一管理。

5. 每次發(fā)車要注意有駕駛員、會議主辦方和承辦方的簽字確認。

6. 如出現航班延誤，或者臨時變動，要提前和車隊的調度取得聯系，好及時進行調整。

7. 提前與駕駛員或者跟車的隨行人員溝通好，迎接來賓，幫助來賓取放行李，檢車是否有物品遺失?！?/p>

8. 所安排車輛需提前進行等候，避免出現來賓等候車輛的情形。這樣也有利于人員的統一安排。

9. 接送客人除考慮航班及火車的班車等，還要考慮到交通的路況和天氣因素，保證時間充裕。避免延誤。

10. 車內要打算干凈整潔，沒有雜味;空調使用正常;提前進行車輛的包養(yǎng)及檢查，確保出車的。

11. 要有可以機動的車輛，作為臨時調動使用。

12. 每日用車后，要進行記錄，以便會議結束后進行結算。