前期準備
確定整理范圍：明確需要整理的檔案類型、時間跨度和來源等，例如是文書檔案、科技檔案還是人事檔案等。
準備工具和材料：如檔案盒、文件夾、裝訂機、裝訂線、標簽、鉛筆、橡皮、掃描儀等。
制定整理方案：根據檔案的特點和管理要求，制定詳細的整理方案，包括分類方法、編號規(guī)則、目錄格式等。
數字化
掃描：利用掃描儀將紙質檔案轉換為電子圖像，存儲在計算機中。掃描時應根據檔案的質量和使用要求，選擇合適的分辨率和掃描格式。
圖像處理：對掃描后的電子圖像進行處理，如調整亮度、對比度、去除噪點等，提高圖像質量。
索引建立：為數字化檔案建立索引，將電子圖像與檔案目錄信息關聯起來，實現快速檢索。
按來源分類
組織機構分類法：按照檔案形成的組織機構進行分類，將同一部門或單位形成的檔案集中在一起。如政府機關中，不同科室形成的檔案分別歸類，能體現各部門的職能和工作范圍，以及部門之間的協(xié)作關系。
作者分類法：以檔案的作者為分類依據，將同一作者形成的檔案歸為一類。對于個人檔案或一些特定作者群體的檔案，這種分類方法有助于了解作者的思想、工作風格和學術成就等。
參考相關標準和規(guī)范
國家標準和行業(yè)標準：許多行業(yè)和領域都有關于檔案分類的國家標準或行業(yè)規(guī)范，這些標準提供了通用的分類框架和主題詞表，可以作為確定主題和分類標準的重要參考。例如，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《機關檔案工作條例》等對不同類型檔案的分類都有相應的規(guī)定。
專業(yè)分類體系：對于一些特定的專業(yè)領域，如醫(yī)學、法學、歷史學等，有專門的分類體系和主題詞表。在整理相關專業(yè)檔案時，可以借鑒這些專業(yè)分類體系，使檔案的分類更加科學、準確，便于專業(yè)人員的利用和研究。
